L’impatto del lavoro da remoto sulla gestione delle spese aziendali e sui viaggi d’affari. Quali sono le soluzioni per la ripresa?

Nel 2020 il settore del business travel ha sperimentato globalmente un’ incredibile interruzione e le aziende hanno dovuto apportare alcune modifiche per mantenere il danno sotto controllo tendendosi aperte diverse strade per essere subito pronte alla ripresa.

Ormai il momento per ripensare alle proprie politiche e ai processi interni è arrivato, ora che la ripresa è vicina e sorge la necessità di una nuova era fatta di sicurezza e viaggi d’affari efficienti, produttivi e redditizi.  Ma quali sono i problemi più urgenti che il settore si trova ad affrontare? Quali soluzioni dovrà adottare?

A partire da un’indagine di Skift e TripActions, cerchiamo di rispondere a queste domande per vedere quali sono le sfide e le opportunità future, analizzando quali i fattori, dinamiche e formati porteranno avanti il business travel a breve e lungo termine.

Verrà preso in analisi anche come il lavoro a distanza sta impattando sui viaggi aziendali e sulla gestione delle spese aziendali per capire quali politiche dovranno rispettare i travel manager per supportare i propri dipendenti in viaggio, quali strumenti e piattaforme utilizzare e come cambieranno le pianificazioni dei viaggi e la gestione delle spese.

I cambiamenti in atto

È stato un anno unico per i viaggi aziendali ma c’è un forte slancio del settore che punta ad un consistente recupero già nel 2022. I miglioramenti rapidi e costanti relativi alla domanda di hotel, ai voli aerei prenotati e ai viaggi di gruppo, sono corroborate anche dal ritorno degli eventi in presenza e dal sentiment dei viaggiatori: i viaggiatori d’affari sono complessivamente ottimisti sul ritorno dei viaggi aziendali e da alcune ricerche emerge che il 75% dei viaggiatori business si aspettano di viaggiare come hanno fatto pre-pandemia se non di più.

Se è vero che i segnali sono positivi, è vero anche che le organizzazioni dovranno prestare maggiore attenzione alla sicurezza e al benessere dei propri dipendenti appena l’azienda riprenderà a viaggiare. Fare un viaggio nel 2021 comprende gli stessi problemi del periodo precedente alla pandemia, ma il Covid-19 ha aggiunto ulteriori complessità tra cui maggiori obblighi di sicurezza e strategie di mitigazione del rischio. Tornare a viaggiare deve includere anche una comunicazione facilmente accessibile e informazioni aggiornate sull’evoluzione delle procedure e sulle politiche di viaggio nei vari paesi.  Nei viaggi aziendali permane un certo livello di incertezza e per questo le aziende devono  avere informazioni in tempo reale in ogni fase dell’esperienza del viaggiatore oltre alla capacità di comunicare tempestivamente le informazioni ai propri dipendenti in viaggio. Avere strumenti e tecnologie di supporto giusti è fondamentale per garantire un viaggio in sicurezza e quindi un vero ritorno al business travel.

Un altro grande cambiamento in corso all’interno di molte organizzazioni è il modo di pensare agli investimenti finanziari per far crescere il budget destinato ai viaggi dei dipendenti, ai loro benefit e agli strumenti per lo smartworking. Con il lavoro da remoto infatti le aziende hanno rimodellato le spese destinate ai dipendenti, con un crescente riconoscimento di come esse debbano rientrare nei piani di spesa aziendali, mentre quelle dedicate ai viaggi d’affari si debbano adattare ad obiettivi aziendali finanziari più ampi.

Anche le piattaforme di gestione della spese sono cambiate e si sono adattate in modo che le opportunità siano più strategiche. Le piattaforme devono più che mai soddisfare il desiderio di informazioni più complete ed aggiornate, devono permettere un tracciamento trasparente di tutte le spese di viaggio, un’ aggregazione semplificata dei dati e una reportistica in tempo reale.

Tutto questo ha portato alcune aziende a premiare i dipendenti per prendere decisioni di viaggio intelligenti e convenienti con incentivi che ridefiniscono la politica di gestione della spesa e influenzano il comportamento di acquisto.

Soluzioni creative e flessibili ridefiniranno sicuramente la gestione delle spese aziendali sul breve termine. Ma come queste strategie adattive dureranno nel tempo rimane da vedere, una volta che la modalità di lavoro e i viaggi d’affari ritorneranno alle norme pre-pandemia. 

La ripresa e le motivazioni

Secondo i dati GBTA, la spesa per i viaggi d’affari è pronta a tornare come prima e nella sua ultima analisi prevede un aumento del 21% entro la fine del 2021, grazie all’aumento di vaccinazioni e della fiducia dei viaggiatori. Guardando ancora più avanti si prevede che la spesa annuale per viaggi d’affari avrà una crescita ben al di sopra dei tassi medi storici e si avvicinerà ai livelli del 2019 entro il 2024.

I viaggi d’affari infatti rimangono, per la maggior parte delle aziende a livello globale, un’attività essenziale per la creazione di nuove relazioni commerciali e la voglia di viaggiare non è diminuita.  Quasi tre quarti (72 %) degli intervistati prevede che faranno fino a 10 viaggi di lavoro nei prossimi 12 mesi, mentre il 19% punta dagli 11 agli oltre 20.

Le opinioni dei manager dell’azienda sono però diverse da quelle dei dipendenti viaggiatori. Pur essendo allineati con i viaggiatori d’affari sull’importanza dei viaggi per la creazione di nuovi rapporti commerciali (63%), i manager sono più focalizzati sul completamento di un affare (61%), probabilmente perché vogliono concentrarsi sulle vendite, le entrate e il flusso di cassa.

La gestione delle spese aziendali

Per molte aziende il 2020 è stato un anno in cui ripensare alla spesa per i viaggi d’affari e alla strategia finanziaria aziendale in generale. 

Per prima cosa, dopo un anno di tagli al budget, ora le aziende vedono in modo diverso l’inserimento dei viaggi d’affari negli obiettivi finanziari generali, con crescenti nuove strategie e strumenti di gestione della spese.

Il passaggio a lavoro da remoto ha avuto un impatto significativo sulla definizione e le politiche delle spese aziendali. Se sono diminuite le spese di viaggio è vero che sono aumentate quelle relative al mantenimento del lavoro da remoto. Si rende ora necessario una soluzione che unifichi la gestione delle spese di viaggio e quelle aziendali interne.

I vantaggi di una piattaforma unificata sono molteplici come maggiore trasparenza e maggior facilità di comunicazione, oltre ad un’ efficiente pianificazione e gestione dei viaggi d’affari. Inoltre può aiutare i manager aziendali a capire quali spese possono essere automatizzate e quali richiedono un esame più attento e a capire se il viaggiatore si sta allontanando dalla politica aziendale nelle sue spese di viaggio. In sostanza riduce la complessità e quindi porta ad un risparmio per l’azienda, migliorando la gestione delle spese e tagliando i costi inutili.

Lo stop dei viaggi ha permesso di impegnarsi nella ricerca di nuove soluzioni tecnologiche, ma il settore è giunto a questa strategia? Dal sondaggio per esempio, nel 2020 i viaggiatori e le aziende hanno concordato che il mix di carte di credito personali e aziendali era il metodo di pagamento più comune nei viaggi d’affari, con più del 56% delle aziende che preferivano l’uso di sole carte aziendali, mentre i viaggiatori preferivano usarle entrambe. Nel 2021 anche la percentuale di viaggiatori che preferiscono il solo utilizzo delle carte aziendali è salita al 71%. Le soluzioni fornite dall’azienda, che permettono un miglior controllo delle spese, sono quindi in aumento.

L’impatto del lavoro a distanza sui viaggi d’affari

Un’altra area di crescente interesse per le aziende è anche l’impatto del lavoro a distanza sulla cultura aziendale e sui viaggi d’affari. Con la pandemia c’è stato un aumento di questa modalità di lavoro anche se dal sondaggio solo il 15% dei viaggiatori d’affari e il 23% delle aziende si aspettano di lavorare completamente in remoto dopo la pandemia. La maggioranza, rispettivamente il 66% e il 63% prevedono di tornare in ufficio almeno ogni tanto.

Questa situazione  ha scatenato varie previsioni su come questa modalità di lavoro si protrarrà anche dopo la pandemia trasformando i meeting e i viaggi d’affari. Diverso è quello che stanno vivendo gli operatori del settore. Per esempio il ritorno degli eventi in presenza indica il contrario. Essi sono infatti ritenuti insostituibili per la loro capacità di guidare il commercio e il networking grazie al quale si creano partnership e innovazione.  Questo emerge da un sondaggio condotto da Freeman, un produttore di eventi a livello globale. Secondo questo sondaggio il 78% dei partecipanti e l’80% degli espositori prevede di partecipare ad aventi in presenza durante l’autunno 2021 e in inverno le percentuali salgono al 94 e 95 % rispettivamente. Questi dati sono conformi a quelli di Skift e Tripaction: la maggior parte degli intervistati riconoscono ancora i vantaggi dell’incontrarsi di persona e il 73% dei viaggiatori d’affari lo ritiene più efficace che incontrarsi virtualmente.

Guardando al futuro, i viaggiatori d’affari (61%) e i responsabili dei programmi di viaggio (62%) credono ugualmente che il lavoro a distanza possa influire sulla frequenza e sugli obiettivi dei viaggi di lavoro.

I viaggi d’affari sono comunque in aumento e secondo il sondaggio il 63% dei dipendenti e il 60% dei responsabili dei programmi di viaggio non vedono l’ora del ritorno dei viaggi aziendali.

Il lavoro a distanza ha sicuramente un impatto sulle decisioni finanziarie in nuove aree come le spese necessarie per supportare il personale da remoto, offrendo spazi di coworking dedicati e un budget per forniture per ufficio. Ma affermare che il lavoro a distanza cambierà i viaggi di lavoro è una conclusione scontata. Secondo i dati piuttosto, il lavoro da remoto aprirà nuove possibilità e opportunità di collaborazione e viaggi di lavoro appena riprenderà il business travel.

Livelli più alti di attenzione e supporto ai dipendenti

Visto che molti dipendenti stanno tornando a viaggiare, questi stanno anche affrontando nuove sfide e preoccupazioni e perciò avranno bisogno di rassicurazioni e migliori informazioni sulle nuove politiche e procedure di viaggio oltre che un forte sostegno. Il modo in cui i travel manager offriranno questo supporto può influire sulla velocità di ripresa dei viaggi d’affari. Da tener conto che le preoccupazioni dei viaggiatori cambiano con l’evolvere della situazione di pandemia. Se nei primi mesi la preoccupazione maggiore era quella di contrarre effettivamente il Covid-19, ora che il rischio è sceso, ci si preoccupa di più dei ritardi o delle cancellazione dei voli. Questo può indicare una maggior fiducia nel viaggiare nonostante la pandemia e nei protocolli di sicurezza.

Tutto ciò indica anche che c’è la necessità di strumenti che aiutino a recuperare informazioni sempre aggiornate sullo stato del viaggio. I viaggiatori avranno quindi bisogno di un partner affidabile in grado di fornire un’ elevata reattività di supporto per tutte le sfide legate al Covid-19.

Le aziende devono prestare molta attenzione a questo aspetto perchè salvaguardare il proprio personale è un grande obbligo e anche se i leader aziendali non sono esperti in prevenzione e trasmissione delle malattie ora sono costretti a prendere decisioni molto importanti riguardo la scurezza dei propri viaggiatori. Ecco perché è un imperativo per i leader aziendali riconoscere il bisogno di una guida esperta e lavorare a stretto contatto con degli specialisti per prevedere il rischio e attuare strategie di mitigazione di esso per la sicurezza dei dipendenti.

Purtroppo dal sondaggio emerge che solo il 35% dei leader aziendali ha citato il rischio di contrarre il Covid-19 come un problema alla ripresa dei viaggi, il che indica un disaccordo con la percezione dei viaggiatori.

La spiegazione potrebbe stare nella mancanza di comunicazione con i dipendenti. Avere un loro feedback faciliterebbe la comprensione dell’esperienza di viaggio. 

A sua volta la mancanza di dialogo è dovuto alla percezione da parte dei leader aziendali, di aver fatto abbastanza per proteggere i dipendenti durante la pandemia: il 74% dei corporate travel manager pensa di aver ottenuto buoni risultati in termini di sicurezza, mentre il 66 % dei dipendenti erano meno sicuri.

Dove possibile le aziende dovrebbero focalizzarsi sull’anticipazione, per evitare problemi ed ostacoli durante l’itinerario di viaggio. Ma solo il 24% degli intervistati concorda pienamente sul fatto che la propria azienda ha effettivamente gli strumenti e i partner adeguati per creare una politica di viaggio sicura e dinamica per il futuro.

Una notizia incoraggiante è che le aziende si stanno rendendo conto di ciò che deve cambiare, come l’accesso immediato alle informazioni sul viaggio in tempo reale, e secondo il sondaggio sia i viaggiatori che i responsabili del programma di viaggio stanno dando priorità alle informazioni relative ai viaggi e alle politiche man mano che il business travel riprende.

Il crescente bisogno di una piattaforma all-in-one

Uscendo dalla pandemia si nota come le aziende e i viaggiatori richiedono sempre maggiori informazioni e più supporto, per cui l’affidarsi a strumenti efficienti ed innovativi sarà un vero elemento di differenziazione nel mercato del business travel.

Al momento molte aziende usano diverse soluzioni disconnesse tra loro o si affidano al proprio staff o addirittura non hanno un programma definito per la pianificazione di viaggi. Queste soluzioni possono creare dei problemi perché un percorso di viaggio non gestito potrebbe bloccare i viaggiatori negli stessi canali di assistenza intasati da altri consumatori.

 Si rende necessario invece l’utilizzo di piattaforme di viaggio che forniscono un’unica soluzione senza nessuna interruzioni tra le fasi di pianificazione del viaggio, il tutto con una grande facilità di utilizzo. Per esempio uno strumento che renda possibile sia prenotare voli che hotel, e che permetta anche di raccogliere le esperienze dei viaggiatori in modo da ricevere facilmente informazioni.

 Questo rappresenta un miglioramento del processo e un driver per il risparmio dei costi nel mondo del business travel.

Conclusione

Il 2020 è stato un anno difficile e le aziende di tutti i settori hanno dovuto essere creative per far fronte alle numerose sfide posta dalla pandemia e rimanere in vita. Ma questo periodo è servito alle organizzazioni perché hanno avuto il tempo di ripensare alla loro politica aziendale, alla gestione delle spese e ai processi interni, facendo i conti con una nuova ipotetica normalità. Lo stop ha inoltre fatto capire il valore di tutto ciò che è legato al mondo dei viaggi d’affari, il che ha fatto in modo che la ripresa sia più forte. 

Le interruzioni potrebbero persistere in alcuni angoli del settore per un tempo indefinito, ma i viaggi e la  gestione delle spese aziendali stanno già facendo passi da gigante per adattarsi alla nuova realtà.

Sicuramente la fiducia nei protocolli sanitari e la voglia di viaggiare sono dei driver della ripresa, che le aziende, i travel manager e i viaggiatori stanno affrontando con nuove dinamiche e nuove soluzioni.

Soprattutto per quanto riguarda la gestione delle spese, una soluzione all-in-one che offra, con facilità di utilizzo, una visibilità e un controllo potenziati per un processo unificato più snello, potrebbe essere l’ultimo gradino per la risalita definitiva del business travel.

Fonte: The state of corporate travel and expense 2022 – Skift & TripAction

Giorgia Camisasca – UVET GBT Marketing Department

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